Adempimenti ASD: il vademecum in 12 punti per la nuova stagione

Lunedì sera, primo allenamento dopo l’estate. Sulla porta della palestra ci sono i genitori con i moduli ancora da firmare. In campo c’è un istruttore nuovo con cui nessuno ha ancora firmato il contratto. Nel corridoio c’è un defibrillatore che da giugno nessuno ha più controllato. Il campo è ripartito, le carte un po’ meno. Capita in molte associazioni sportive, soprattutto in quelle piccole, dove presidente, segretario e allenatore sono spesso la stessa persona. Gli adempimenti ASD si accumulano nei mesi estivi e a settembre si presentano tutti insieme. Il primo appuntamento concreto è già in calendario. Entro il 31 ottobre vanno comunicati al RASD i rimborsi forfettari pagati ai volontari nel trimestre luglio-settembre, e ad agosto l’Agenzia delle Entrate è tornata sul tema con la circolare n. 7/E.

Abbiamo messo in fila i controlli da fare in dodici punti, divisi in tre aree: l’associazione, la salute e la sicurezza, le persone che collaborano. In fondo trovate una tabella di sintesi con le scadenze. Il vademecum vale per le ASD e, con qualche adattamento, anche per le SSD.

Adempimenti ASD per l’associazione: affiliazione, RASD e regole interne

1. Affiliazione e tesseramenti rinnovati. Ogni federazione, disciplina associata o ente di promozione sportiva fissa le proprie scadenze per il rinnovo dell’affiliazione. Senza affiliazione valida si blocca tutto il resto, a cominciare dai tesseramenti. Conviene chiudere quelli di atleti, tecnici e dirigenti prima di incassare quote e corrispettivi, perché il trattamento fiscale agevolato riguarda le somme versate da soci e tesserati. Chi paga prima di esserlo finisce in una zona grigia.

2. Iscrizione al RASD e dati aggiornati. L’iscrizione al Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche è la condizione per accedere alle agevolazioni del settore e per applicare la disciplina del lavoro sportivo. Una volta iscritti, il registro va tenuto allineato: consiglio direttivo, legale rappresentante e sede vanno aggiornati dopo ogni assemblea che li modifica.

3. Statuto, libro soci e verbali. Lo statuto deve essere conforme alla riforma dello sport, e chi non l’ha adeguato rischia di restare fuori dal registro. Il libro soci va aggiornato con le ammissioni e le uscite dell’ultima stagione. I soci morosi si possono escludere solo seguendo la procedura prevista dallo statuto. Nel controllo rientrano anche i verbali di assemblea e di consiglio, che dimostrano che l’associazione funziona davvero come un ente democratico.

4. Safeguarding: responsabile e modello organizzativo. È il punto che le checklist in circolazione dimenticano più spesso, ed è uno dei più delicati. Le ASD e le SSD affiliate devono aver nominato il responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni. Devono anche aver adottato un modello organizzativo e di controllo con il relativo codice di condotta, secondo le linee guida del proprio organismo di affiliazione. Le scadenze risalgono al 2024 e oggi l’obbligo è pienamente operativo: chi non è in regola rischia sanzioni disciplinari, fino alla sospensione dell’affiliazione. Il modello va pubblicato, fatto conoscere a tesserati e famiglie e aggiornato ogni volta che cambia l’organizzazione.

5. Privacy e immagini dei minori. Tra iscrizioni, certificati medici e foto delle gare pubblicate sui social, un’associazione sportiva tratta molti più dati personali di quanto immagini. A inizio stagione vanno rinnovati informative e consensi. Per i minori serve un’attenzione in più: il consenso alla pubblicazione delle immagini deve darlo chi esercita la responsabilità genitoriale.

Adempimenti ASD per la salute e la sicurezza

6. Certificati medici validi per tutti. Chi pratica attività agonistica ha bisogno del certificato di idoneità agonistica, chi fa attività non agonistica di quello non agonistico. I bambini fino a sei anni sono esonerati, salvo diversa indicazione del pediatra. Nella pratica il problema è la scadenza. Un certificato valido a settembre può scadere a febbraio, e l’atleta continua ad allenarsi come se nulla fosse. Uno scadenzario aggiornato è il modo più semplice per evitarlo.

7. Defibrillatore funzionante e addetti formati. Durante gare e allenamenti devono esserci un DAE efficiente e una persona formata per usarlo. Prima della ripresa vanno controllati batterie ed elettrodi, e va organizzata la presenza degli addetti su tutti i turni di apertura. Quando l’impianto è condiviso con altre società o gestito dal Comune, conviene mettere per iscritto chi si occupa del defibrillatore e della sua manutenzione. Di solito nessuno se lo chiede finché non serve.

8. Coperture assicurative attive. I tesserati sono coperti dalla polizza infortuni collegata al tesseramento, di cui conviene verificare massimali e decorrenza. All’associazione serve poi una polizza di responsabilità civile verso terzi che copra anche i volontari. Per loro la legge richiede proprio questa copertura, perché non sono assicurati all’INAIL.

9. Sicurezza sul lavoro e DVR. Il documento di valutazione dei rischi diventa obbligatorio quando l’associazione ha lavoratori ai sensi del Testo unico sulla sicurezza. Con la riforma dello sport molte ASD hanno collaboratori retribuiti che operano stabilmente nei loro locali, e questo cambia il quadro rispetto a pochi anni fa. La verifica va fatta caso per caso, insieme a quella sulla formazione di chi lavora nell’impianto.

Adempimenti ASD per chi collabora: lavoratori sportivi e volontari

10. Lavoratori sportivi inquadrati e comunicati. Allenatori, istruttori, preparatori e direttori tecnici retribuiti sono lavoratori sportivi, e ogni rapporto va inquadrato nella forma corretta. Nel dilettantismo la collaborazione coordinata e continuativa è la soluzione più diffusa. Il decreto legislativo n. 36/2021 la presume quando l’impegno non supera le 24 ore settimanali, escluso il tempo dedicato alle manifestazioni sportive, e l’attività è coordinata secondo i regolamenti tecnici. Oltre quella soglia serve una valutazione più attenta. Il rapporto va comunicato tramite il RASD entro il trentesimo giorno del mese successivo all’inizio. Le collaborazioni amministrativo-gestionali, come segreteria e amministrazione, seguono regole proprie e richiedono un contratto coerente con l’attività svolta. Per capire quali figure rientrano nel lavoro sportivo, il riferimento sono gli elenchi delle mansioni del Dipartimento per lo sport, di cui abbiamo parlato a proposito del terzo elenco delle mansioni.

11. Compensi: autocertificazione e pagamenti tracciati. Prima di pagare un compenso sportivo, l’associazione deve farsi consegnare dal collaboratore un’autocertificazione con quanto ha già ricevuto da altri enti nel corso dell’anno. Da quella dichiarazione dipende l’applicazione delle due soglie di esenzione, quella contributiva dei 5.000 euro e quella fiscale dei 15.000, che si calcolano sul totale incassato nell’anno da tutti gli enti. Le abbiamo spiegate nel dettaglio parlando del nodo del lavoro sportivo nelle ASD. Per i premi agli atleti vale invece, fino al 31 dicembre 2026, l’esenzione dalla ritenuta entro 300 euro, raccontata nell’articolo sui premi sportivi 2026.

Sui pagamenti circolano molte semplificazioni. Per le associazioni nel regime forfettario della legge 398/1991, l’obbligo di tracciabilità riguarda pagamenti e versamenti superiori a 1.000 euro, e violarlo mette a rischio le agevolazioni. La norma era stata abrogata dal 2026 e poi ripristinata dal correttivo di fine 2025, quindi le regole sono rimaste quelle di prima. Pagare tutti i compensi con bonifico resta comunque la scelta più prudente, perché in caso di controllo è la prova più semplice da esibire.

12. Volontari: rimborsi solo con delibera e comunicazione. I volontari non possono essere retribuiti. Possono ricevere rimborsi forfettari fino a 400 euro al mese, ma solo in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti e solo se l’associazione ha adottato prima una delibera che individua le spese e le attività rimborsabili. Nominativi e importi vanno comunicati al RASD entro la fine del mese successivo al trimestre: per luglio, agosto e settembre la scadenza è il 31 ottobre.

Ci sono poi due avvertenze. I rimborsi non fanno reddito, ma nel calcolo delle soglie annue si sommano agli eventuali compensi sportivi della stessa persona. E chi è pagato come collaboratore non può fare il volontario per la stessa attività nella stessa associazione. Il rimborso forfettario è pensato per l’evento: usarlo per coprire attività stabili, come la segreteria o gli allenamenti settimanali, espone a contestazioni.

Adempimenti ASD: il vademecum in sintesi

Per chi vuole tenere tutto sotto controllo a colpo d’occhio, ecco i dodici punti con il momento in cui vanno verificati.

Messi in fila così, dodici punti possono sembrare tanti per una realtà che vive di passione e di volontariato. Molti però si sistemano una volta per tutte a inizio stagione, e per gli altri la tabella fa già da scadenzario: serve solo qualcuno che la tenga d’occhio.

Lo Studio Bartali affianca associazioni e società sportive in tutto ciò che riguarda il lavoro sportivo: inquadramento dei collaboratori, contratti, comunicazioni al RASD, compensi e dichiarativi. I dettagli sono nella pagina dedicata al lavoro sportivo e associazionismo. Per un controllo sulla vostra associazione scriveteci a info@studiobartalicdl.it o chiamateci allo 0571 498849.